Les statuts sont déposés, l’association existe. Il est nécessaire, maintenant, de mettre en place les modalités du fonctionnement.

Accueil des enseignants et formation

Deux aspects doivent être constamment au centre des réflexions :

• répondre le mieux possible à la demande d’enseignement de chaque jeune malade ;
• trouver la personne compétente et adaptée pour intervenir.

D’où l’importance du recrutement des bénévoles et du suivi de leur formation.

L’accueil, la connaissance de chaque bénévole sont donc essentiels pour l’association.

Inscrire un bénévole nécessite du temps, de la réflexion, de la méthode et engage la responsabilité du président de l’association. Il est nécessaire de :

1. Recenser avec précisions ses coordonnées :
   • nom, prénom, date de naissance, adresse ;
   • possibilité de déplacement en voiture, disponibilité de temps ;
2. Recenser ses capacités à enseigner :
   • diplômes, compétences professionnelles et personnelles ;
3. comprendre ses motivations.
   • Un entretien avec le candidat est donc indispensable. Il est nécessaire de prendre du temps pour cet entretien qui doit être conduit d’une manière méthodique, par deux personnes de l’association.

Au cours de cet entretien, le candidat doit être informé, de façon claire, des objectifs de l’association, des obligations liées à son engagement, des aides que l’association peut lui apporter en termes de conseil et de formation.

Pour l’enseignement à des élèves de collège et de lycée, la constitution d’une équipe pédagogique s’avère nécessaire tant à l’hôpital qu’à domicile ; tous les membres de l’équipe seront mis en relation au moyen d’une information orale ou écrite ; un membre de l’équipe peut en assurer la responsabilité.

Organisation administrative

Équiper le siège social de l’association d’un téléphone répondeur et d’un fax.

Organiser avec les bénévoles une permanence d’accueil. Une grande partie de l’activité administrative se déroule au téléphone.
Souscrire une assurance couvrant très précisément les membres divers de l’association ( un dossier spécifique est fourni par la FEMDH).

Prévoir un dossier pour assurer la liaison entre la famille, l’établissement scolaire, les enseignants et l’association :

• Lettre à la famille précisant la durée de l’intervention et le nom des enseignants (même si la durée ne peut être qu’approximative).
• Lettre à l’enseignant ayant donné son accord pour confirmer sa mission (cette lettre est très importante pour l’assurance).
• Lettre à l’établissement scolaire pour prévenir de la prise en charge de l’élève.

Certaines associations envoient, à la fin de l’intervention, une lettre pour communiquer le bilan à la famille.

Bien entendu, l’association doit conserver un double de toutes ces circulaires, classé par élève. Les archives servent à établir le rapport d’activité que l’association présente lors de son assemblée générale .

Ce rapport d’activité est adressé au moment de la demande de subventions aux organismes sollicités. Il est également indispensable pour demander l’affiliation à la FEMDH et pour pouvoir bénéficier de l’agrément de l’Education nationale.

L’aide financière à la création accordée par la FEMDH sert à faire face à ces premières dépenses de fonctionnement et d’équipement. Pour chiffrer le montant de ces dépenses, la FEMDH peut vous aider à présenter un budget prévisionnel.